Một chủ quán ăn tại Hà Nội vừa mất hàng trăm triệu đồng và mối quan hệ thân thiết sau 4 tháng phó mặc việc quản lý quán ăn cho người bạn thân nhất.
- Chuyến bay Soyuz 37: Dấu mốc lịch sử trong hợp tác vũ trụ Việt – Nga
- Cháy lớn kèm nhiều tiếng nổ tại một công ty sơn ở TPHCM
- Trục xuất ba tội phạm Hàn Quốc bị truy nã quốc tế
Thất thoát tài chính do thiếu hệ thống quản lý quán ăn
Năm 2023, anh Tuấn, một nhân viên kinh doanh tại Hà Nội; quyết định mở quán ăn từ vốn tích lũy nhiều năm. Do bận công việc riêng, anh giao toàn bộ quyền vận hành cho một người bạn thân; mà không thiết lập bất kỳ quy trình kiểm soát hay sổ sách đối chiếu rõ ràng nào. Mọi hoạt động từ nhập nguyên liệu đến thu chi chỉ được báo cáo sơ bộ qua lời nói; tạo ra lỗ hổng lớn trong việc quản lý dòng tiền ngay từ ngày đầu hoạt động.
Sau hai tháng, dù lượng khách duy trì ổn định nhưng doanh thu thu về không tương xứng với thực tế. Qua kiểm tra đột xuất, anh phát hiện quán không thực hiện kiểm kê nguyên vật liệu định kỳ; dẫn đến thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân. Việc phân quyền giữa quản lý và nhân viên bị mập mờ, khiến kỷ luật vận hành lỏng lẻo; nhiều nhân viên tự ý thay đổi quy trình phục vụ và ghi chép thiếu minh bạch.
Đỉnh điểm sau 4 tháng, tổng số tiền thất thoát được xác định lên tới hàng trăm triệu đồng do sự chênh lệch lớn giữa doanh thu thực tế và báo cáo nội bộ. Việc yêu cầu minh bạch hóa các con số đã dẫn đến mâu thuẫn gay gắt giữa chủ đầu tư và người quản lý. Kết quả là niềm tin đổ vỡ, người bạn rời đi; và quán ăn phải tạm dừng hoạt động để thực hiện tái cơ cấu toàn diện nhằm cứu vãn tình hình.
Bài học về ranh giới giữa niềm tin và kinh doanh
Theo ông Trần Khánh Minh Sơn, chuyên gia tư vấn vận hành F&B; đây là sai lầm phổ biến của những người mới khởi nghiệp; khi nhầm lẫn giữa tình cảm và công việc chuyên môn. Niềm tin cá nhân, dù lớn đến đâu, cũng không thể thay thế được một hệ thống kiểm soát vận hành chuyên nghiệp; và các quy tắc tài chính minh bạch. Việc kinh doanh dựa trên cảm tính thay vì số liệu thực tế luôn tiềm ẩn rủi ro phá sản rất cao.
Trong mô hình dịch vụ ăn uống, việc kiểm kê hàng ngày; và phân quyền rõ ràng giữa các vị trí là yếu tố sống còn để ngăn chặn các gian lận nội bộ. Việc thiếu cơ sở dữ liệu độc lập khiến chủ đầu tư hoàn toàn bị động; và phụ thuộc vào báo cáo một chiều của cá nhân quản lý. Khi xảy ra sự cố, sự thiếu hụt quy trình chuẩn sẽ khiến các bên khó tìm được tiếng nói chung; dẫn đến tổn hại cả về tài chính lẫn quan hệ cá nhân.
Chuyên gia khuyến nghị các chủ quán cần thiết lập ba trụ cột quản trị: hệ thống kiểm soát tài chính; quy trình vận hành chuẩn và cơ chế giám sát độc lập. Một hệ thống quản trị minh bạch không phải là biểu hiện của sự nghi ngờ, mà là nền tảng cần thiết để bảo vệ tài sản của nhà đầu tư và duy trì sự chuyên nghiệp trong các mối quan hệ công việc lâu dài.
Theo: VietNamNet